학원비 수납 관리, 스트레스 없이 해결하는 법

수납 관리가 힘든 이유

좋은 교육을 제공하는 것만큼이나 중요한 것이 바로 '제때 수납받는 것'입니다. 하지만 현실은 녹록지 않습니다. 매달 수납 기간이 돌아오면 원장님들의 마음이 무거워지는 건 어제오늘 일이 아닙니다.

수납 방식별 장단점 비교

어떤 수납 방식을 선택하느냐에 따라 관리의 편의성과 수납율이 크게 달라집니다.

대부분의 학원에서 온라인 결제 도입 후 수납율이 10~15% 이상 향상되는 경험을 합니다.

수납율을 높이는 시스템적 접근

감정에 호소하기보다, 시스템으로 접근하는 것이 서로에게 편합니다.

정기적인 알림 자동화

사람이 직접 보내면 '독촉'처럼 느껴지지만, 시스템이 정해진 날짜에 자동으로 보내면 '안내'로 받아들여집니다. "매월 25일에 결제일 알림이 자동으로 발송됩니다"라고 미리 공지해두세요. 학부모님도 시스템 알림에는 부담을 덜 느끼십니다. 결제 3일 전 안내, 당일 안내, 미납 시 3일 후 재안내 등 단계별로 설정하면 수납율이 눈에 띄게 올라갑니다.

간편한 결제 수단 제공

계좌이체만 고집하면 학부모님이 폰뱅킹을 켜는 귀찮음을 감수해야 합니다. 모바일에서 바로 결제할 수 있는 링크를 보내드리거나, 카드 결제를 적극적으로 도입하면 수납율이 획기적으로 올라갑니다. 알림톡에 결제 링크를 포함시키면, 학부모님은 카카오톡을 확인하면서 바로 결제까지 완료할 수 있습니다. 클릭 한두 번이면 끝나니 "나중에 해야지" 하고 미루는 일이 줄어듭니다.

한눈에 보는 현황판

머릿속으로만 기억하지 마세요. 대시보드 형태의 수납 현황판을 통해 이번 달 수납율이 얼마고, 미납자가 누구인지 한눈에 파악해야 대처할 수 있습니다. 월별 수납 추이를 그래프로 보면 어느 시기에 미납이 많은지 패턴도 파악할 수 있습니다.

수납 정책을 명확히 공지

입학 시점에 수납 규정(결제일, 환불 정책, 연체 시 안내 절차)을 문서로 공유해두세요. 규칙이 명확하면 양쪽 모두 불필요한 감정 소모를 줄일 수 있습니다. 처음 등록할 때 수납 안내서를 제공하면 이후 발생할 수 있는 오해를 사전에 예방할 수 있습니다.

미납 발생 시 대처 순서

미납이 발생했을 때 당황하지 않도록 미리 프로세스를 정해두세요.

1. 결제일 당일: 시스템 자동 알림 발송

2. D+3: 미납 확인 알림 1차 발송 (시스템)

3. D+7: 원장님이 직접 정중하게 연락 (전화보다 문자가 부담 적음)

4. D+14: 대면 또는 개별 상담 제안

5. D+30 이상: 분할 납부 등 대안 협의

이 단계를 미리 정해두면, 원장님도 어느 타이밍에 어떻게 행동해야 할지 명확해져 심리적 부담이 줄어듭니다.

자동화의 실제 효과

실제로 수납 자동화를 도입한 학원들의 경험을 들어보면, 평균 수납율이 85%에서 95% 이상으로 올라갔다는 피드백이 많습니다. 원장님이 직접 독촉하는 횟수가 월 20건에서 2~3건으로 줄어들었다는 이야기도 있습니다.

얼굴도장은 출결뿐만 아니라 수납 관리 기능도 제공합니다. 미납자에게 클릭 한 번으로 정중한 안내 문자를 보낼 수 있어, 원장님의 감정 소모를 크게 줄여드립니다. 매달 반복되는 수납 스트레스에서 벗어나, 수업 준비에 더 집중할 수 있는 환경을 만들어보세요.

얼굴도장은 AI 얼굴인식 출결(번호 출결도 지원) + 수납 관리 + 전자 출석부를 무료로 제공합니다. 얼굴인식 출결만 앱 설치가 필요하고, 나머지 기능은 모두 웹에서 바로 이용할 수 있습니다. 무료로 시작하기 →