수업에 집중하고 싶은데 현실은...
원장님이 학원을 시작한 이유는 '좋은 교육을 하고 싶어서'일 겁니다. 하지만 실제로 하루를 돌아보면, 수업 외의 업무에 보내는 시간이 생각보다 많습니다. 출결 체크, 학부모 연락, 수납 확인, 문자 발송, 서류 정리... 이런 반복 업무들이 수업 준비 시간을 갉아먹습니다.
자동화의 핵심은 반복적인 업무를 시스템이 대신하게 만드는 것입니다. 복잡한 기술 지식이 필요한 것이 아닙니다. 적절한 도구를 선택하고 초기 설정만 잘 해두면, 그 후로는 자동으로 돌아갑니다.
자동화할 수 있는 업무들
출결 기록 및 학부모 알림
수동 방식: 수업 시작 시 이름을 부르고 체크 -> 수업 후 학부모에게 일일이 문자 발송
자동화 방식: 학생이 도착하면 자동으로 출결 기록 -> 학부모에게 카카오 알림톡 자동 발송
절약되는 시간: 매 수업당 약 10~15분. 하루 4타임 수업이면 40~60분을 절약할 수 있습니다. 한 달이면 약 15~20시간입니다. 이 시간을 수업 준비에 투자하면 교육의 질이 눈에 띄게 올라갑니다.
수납 안내
수동 방식: 매달 학부모 한 명 한 명에게 수납 안내 문자 작성 및 발송 -> 미납 확인 -> 독촉 연락
자동화 방식: 결제일 3일 전 자동 안내 -> 당일 자동 안내 -> 미납 시 자동 재안내 -> 원장님은 미납 현황만 확인
절약되는 시간: 학생 20명 기준, 월 2~3시간. 그리고 독촉 연락에 대한 심리적 부담까지 줄어듭니다.
정기 공지사항
수동 방식: 휴원, 시간 변경, 이벤트 등을 매번 문자 작성하여 발송
자동화 방식: 템플릿을 미리 만들어두고, 날짜와 내용만 수정하여 일괄 발송
공지사항은 비슷한 패턴이 반복됩니다. "설 연휴 휴원 안내", "여름방학 특강 안내" 등의 템플릿을 만들어두면 매번 처음부터 작성할 필요가 없습니다.
자동화 도입 단계
첫 번째 단계: 가장 시간이 많이 드는 업무 파악
일주일 동안 수업 외 업무에 쓰는 시간을 기록해보세요. 출결에 몇 분, 학부모 연락에 몇 분, 수납 관리에 몇 분. 가장 시간이 많이 드는 영역부터 자동화하면 효과가 큽니다.
두 번째 단계: 적합한 도구 선택
모든 기능이 있는 비싼 도구보다, 내가 가장 필요한 기능을 잘하는 도구를 선택하세요. 소규모 학원에는 올인원 학원 관리 솔루션이 적합합니다. 출결, 수납, 소통이 한 곳에서 해결되니까요.
세 번째 단계: 초기 설정에 투자
자동화 도구를 도입한 첫 1~2일은 설정에 시간이 좀 걸립니다. 학생 정보 입력, 알림 템플릿 작성, 결제일 설정 등. 하지만 이 초기 투자 시간이 이후 매일 절약되는 시간으로 돌아옵니다.
자동화 전후 비교
학생 15명 기준으로 비교하면 다음과 같습니다.
월 기준 약 20시간 이상의 시간이 절약됩니다. 이 시간이면 새로운 커리큘럼을 개발하거나, 학생 개별 지도에 더 신경 쓸 수 있습니다.
자동화 성공 사례: 1인 피아노 학원 원장님의 하루
피아노 학원을 혼자 운영하는 박 원장님의 하루 변화를 살펴보겠습니다.
자동화 이전:
자동화 이후 (얼굴도장 도입):
하루 약 79분, 한 달이면 약 29시간을 절약한 셈입니다. 박 원장님은 이 시간을 악보 편곡과 유튜브 교육 채널 운영에 투자하기 시작했고, 채널을 통해 새로운 학생 문의도 늘었다고 합니다.
자동화해도 되지 않는 것들
자동화가 만능은 아닙니다. 다음은 반드시 원장님의 직접 관여가 필요한 영역입니다.
자동화로 확보한 시간을 이러한 인간적인 영역에 더 투자할수록, 학원의 차별성이 높아집니다.
결론
자동화는 게으르기 위한 것이 아닙니다. 원장님의 소중한 시간과 에너지를 가장 중요한 일, 즉 수업에 집중할 수 있게 해주는 것입니다. 작은 것부터 하나씩 자동화해 나가면, 1년 후에는 완전히 다른 학원 운영 환경을 경험하실 수 있습니다.
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